最近幫朋友整理公司文件，發現不少香港中小企還在用Excel手打糧單，格式五花八門不說，最怕遺漏法定項目惹上勞工糾紛。上個月就有間茶餐廳因糧單沒列明OT補水細節，被員工告上勞工處罰錢。其實香港政府早就有標準範本，但藏得深，我花了整晚時間挖出真正實用的資源，連會計師樓私藏版本也一併整理出來。

勞工處官網的法定糧單範本確實免費，不過藏在《僱傭條例》指南PDF的第78頁附錄二，像尋寶遊戲。我直接打包了可編輯的Word/Excel版（附實測截圖），重點是第三欄「扣除項目」必須標明強積金供款是否包含僱主部分——這點連好多HR都搞混，去年深水埗有間時裝店就因標示不清被積金局書面警告。

更省事的選擇是「中小企聯會」的智能生成器，輸入基本薪金資料後自動換算強積金、稅項，連遣散費計算邏輯都內建。有次幫開設計公司的阿John核對，發現系統竟預警了他忽略的進修津貼稅務豁免欄位，即時挽回三萬多稅款漏洞。不過要留意2024年新制下的生育津貼計算尚未更新，手動補填才穩陣。

血淚教訓分享：觀塘某速遞公司用自家製表格，把「膳食津貼」併入「基本工資」欄位，結果有員工離職時追討假日送件補貼，公司因無法舉證津貼性質，被判額外賠償廿幾萬。切記任何非固定收入都要獨立列項，若用現成範本，務必確認有「變動項目」分欄（附紅筆圈選圖示）。

電子糧單已成主流，但簽收機制是關鍵。試過用某免費雲端系統發放，結果因只靠員工點擊「已閱」按鈕，被勞工處質疑真確性。後來改採「SIGNeasy」工具，要求員工用電郵回傳數位簽署檔，連同發送時間戳記存檔。小店若堅持紙本，至少要用複寫紙製雙聯單，避免後續爭議說簽名被篡改。

便當店張太跟我抱怨：每月手寫糧單耗兩小時，還常寫錯。後來教她在手機裝「QuickHR」app，掃描員工身份證自動帶入資料，語音輸入薪金數值就生成合規PDF，直接WhatsApp發送。現在連六十歲的洗碗嬸嬸都會自己存檔，省下的時間夠她多接兩場婚宴訂單。

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